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用E-mail塑造企业形象
不知您注意到没有，在您所收到的名片当中，有些名片不仅印上了电话传真等联络方式，还印上了最时髦的E－mail信箱。
一些意识超前的现代公司已经开始注意用Email来提升自己的企业形象。不过，如果名片上出现的是类似name@yahoo.com或name@163.net之类的免费信箱，则可能给人不太好的印象。对于这类免费电子信箱，其功能当然无可挑剔，提供给个人使用也是非常方便的，但若将此类信箱用于商务活动则显得不太妥当。一家注重自身形象的公司，它的员工的Email信箱不应该是这样的。
在现实社会中，每个企业都会设法通过各种方式来宣传企业的品牌和形象，在Internet日益普及的网络社会中，一个有使命感的现代企业更是如此。如果一个公司的英文名称或汉语拼音的缩写是abc，那么该公司的Email信箱最好是name@abc.com或name@abc.com.cn的形式，前者使用的是国际域名，后者使用的是国内域名。一个公司拥有了这种形式的Email信箱，就表明该公司在Internet上拥有了相对独立的身份。根据公司实际业务量的需要，它的使用空间可以比普通免费Email信箱大几十倍甚至几百倍，客户向您发送Email时，不必担心信箱容量的大小；同时，使用专用Email服务器便于统一管理，可以随时开设或关闭公司职员的Email信箱，而且可以得到专业化的技术支持服务。
一个公司怎样才能拥有自己专用的Email信箱呢?首先，必须具备上网所需的硬件设备(一台486以上电脑、一台调制解调器、一条电话线)，然后只需做以下几项工作即可：
1、到当地电信局申请一个上网账号，供日后上网浏览和管理信箱之用。申请账号只需花费100元左右，各地标准略有不同。
2、找一家网络服务商，由它代理向国际或国内域名管理组织申请一个简单、易记，又能体现公司形象的专用域名，付费标准一般为国际域名约200元／年，国内域名约300元／年。
3、委托网络服务商组建专用Email系统。最简单、经济的方式是向网络服务商租用虚拟主机，在获得虚拟主机空间的同时也能得到若干个Email信箱。
许多网络服务商能提供一条龙的服务，包括代理域名申请、租用虚拟主机、页面制作、建立Email系统等。它们的反应速度也很快，从开始申请到投入使用，最快的仅需两个工作日。所以，一个公司只要投入不到1000元的年使用费，只要几个工作日，便能拥有专用的Email信箱了。
还有一件值得注意的事情，就是合理分配公司的Email信箱。一般可采用如下两种方案来分配：
1．按部分和职能进行分配
(1)设立两个网络管理员信箱：master@abc.com,供信箱、网络的管理联络之用；
(2)设立一个产品销售信箱：sales@abc.com，供公司业务联络之用；
(3)设立一个服务及投诉信箱：service@abc.com，供用户反馈以及售后服务之用；
(4)根据需要，可以为每个部门设立一个Email信箱，比如软件部可设立soft@abc.com，网络部可设立net@abc.com等。
2．按员工姓名进行分配
最常见的方法就是用姓名的汉语拼音作为Email信箱的名称，比如：xieda@abc.com。若汉语拼音比较长，则可以采用姓名的拼音的各声母组成Email信箱名称，比如：hxl@abc.com。
用这种方式建立起来的企业Email信箱系统，能够给客户带来这样一种感觉：您的企业是一家规范化的、富有创新精神的现代企业。这样不仅便于开展公司的各项业务，同时也能树立良好的现代企业形象。
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